人事制度・人材開発・社員研修やFP経営支援の
総合コンサルティングのブレインスター

会議に関する課題を伺うと
・時間通りに終わらない
・長くダラダラ続く
・いつも決まった人ばかりが発言する
・発言しにくい雰囲気がある
・一方通行
・決まったことが実行されない
・決まった後で不平不満を言う
等のお声があがります。

　会議時間が60分だとして、そこに10人の人が参加していたとしたら、その会議で600分という貴重な時間を費やす事になります。10分短縮できれば100分の時間が生まれ、20分短縮できれば200分の時間が生まれます。この人手不足の時代において、100分200分で出来る事は沢山あるのではないでしょうか。

　また、会議中は「他のメンバーが業務をカバーしている」という現場も多いでしょう。会議に参加していないメンバーにとっても「また会議…その間カバーするこっちの立場も考えて欲しい」と内心不満に思っている方は少なくありません。

　ファシリテーションとは、集団による知的相互作用を促進する働きです。
ファシリテーションを和訳すると「促進する」「円滑にする」等の意味があります。人々の活動が容易になるよう支援し、うまく運ぶようにする技法の一つです。

　会議ファシリテーションとは、会議の質を高めるためにファシリテーション技術を使って進行する会議のことです。メンバー1人1人の力を引き出すだけでなく、メンバー同士の相互作用により学習スピードを高めることが出来ます。
　
　また結論に対する理解度や納得度が高まるため、決定事項を『自分ゴト』として捉えやすくなり、各自の行動が促進される効果を期待できます。
 

会議ファシリテーションのノウハウはたくさんあります。その中でもスグに使えるノウハウを８つご紹介します！

①アジェンダを作る（※アジェンダ＝会議の進行プログラム）
②会議の目的とゴールを明確にしておく
③資料は事前に配布しておき目を通した前提で進める
④事前に意見や案を考えてきてもらう
⑤事前にアンケートをとっておき意見をカテゴリ分けしておく
⑥ホワイトボードや付箋で会議の内容を見える化する
⑦決め方を決めておく
⑧30分で終わる前提で進める

①②③を実施し、事前に会議の全体像を頭に入れて参加してもらうだけでも、会議の効率化を図れます。
なぜなら、会議で意見交換を活発に行ってもらうためには、そもそも1人1人の「意見の準備」が必要です。会議でテーマを提示され、その場で自分の考えをまとめ言語化し発言できる人もいますが、容易なことではありません。

また近年は、「他者からどう見られているか気にしすぎる傾向」があり、思っていても口にしない人は少なくないため、④のように1人1人に発言する準備をしてきてもらう方法は効果的です。

更に事前に、⑤のようにある程度カテゴリ分けしておいた上で会議を実施すれば、かなり進んだ状態で会議をスタートできます。

会議中は⑥のように、意見を見える化することで理解が深まり、思考を整理しやすく意見を言いやすくなります。

案外盲点なのが⑦の「決め方」です。決め方を決めていないと、結論が出ないため、必要以上に長時間になりやすいため、最初の段階で「決め方を決めておく」こともスムーズな会議のポイントです。ゴールを決めておくというのは大切ですので、⑦だけでなく⑧のように時間のゴールを決めておくことも、効率化へとつながります。